更新时间：作者：小小条
办退休时发现档案年龄填错，影响养老金核算；考公政审时档案材料缺失，审核卡壳；档案在单位保管期间丢了，却被要求自己补材料……遇到这些事，不少人第一反应是自认倒霉，觉得档案出问题只能自己扛。
但其实《档案法》和《档案法实施条例》早就定了规矩，档案问题不是所有锅都得个人背，谁保管、谁负责才是核心原则。今天就跟大家来讲清楚，哪些档案问题个人不用担责，保管单位该负什么责任，还有具体的维权步骤，全是有法律依据的实在内容，看完再也不用为档案问题瞎着急。
一、先把话说透：这些档案问题，压根不用个人担责
很多人被档案问题坑了，都是因为没搞懂责任划分，稀里糊涂就接了不属于自己的锅。根据2020年修订的《档案法》和2024年3月施行的《档案法实施条例》，明确了档案管理的责任主体是具备档案保管权限的机构，比如人才中心、人社局、国企、事业单位，还有合规的档案服务企业，只有两种情况个人才需要担责，其余情况全是保管方的事。
个人无责的3种核心情况，法律明确撑腰
1. 档案在机构保管时出问题：不管是档案丢失、损毁，还是被篡改、信息填错，只要档案是在单位、人才中心这些机构手里出的状况，就由保管单位全权负责，他们需要补建档案、更正信息，造成损失的还得赔偿。比如档案在人才中心保管期间，材料被虫蛀缺失，人才中心就得协助补全材料，这不是个人的事。
2. 单位没按规定归档、移交档案：比如离职后原单位没按规定把档案转到人才中心，导致档案滞留丢失；或者公司没把劳动合同、社保记录归入个人档案，影响工龄认定，这些责任都在单位，个人有权要求单位补正并承担后果。
3. 第三方档案机构操作失误：要是找了合规的档案服务企业托管，对方因为操作不当导致档案出问题，比如转递地址填错弄丢档案，企业不仅要负责补救，还可能面临2万到20万的罚款，个人不用担责。
只有这2种情况，个人才需要承担责任
别觉得档案出问题都和自己没关系，法律也明确了个人的责任边界，只要不碰这两条，就不用怕背锅：
1. 个人故意篡改、损毁档案：比如为了改退休年龄，私自涂改档案里的出生日期，或者故意撕毁档案内的材料，这种情况不仅要自己承担补档的所有费用，还可能面临500到5000元的罚款，情节严重的还会追究刑事责任。
2. 擅自出卖、转让、携带档案出境：个人档案属于法定记录，尤其是国家所有的档案，私自买卖、赠送给他人，或者未经审批带出境，都是违法行为，责任由个人承担。
简单总结：不是自己故意弄坏、改的档案，就不用背锅，保管方必须按法律规定处理问题，这是他们的法定义务，不能推诿扯皮。
二、保管单位的3项法定义务，少一项都是违规
很多保管单位会以“档案问题是历史遗留”“人手不够”为由，拒绝处理档案问题，其实这都是借口。法律明确规定，档案保管单位有3项必须履行的义务，少一项都算违规，个人可以直接追究责任：
1. 安全保管义务：必须配备符合规定的库房和设施，比如防潮、防虫、防火的设备，建立安全管理制度，确保档案不丢、不坏。要是因为保管条件差导致档案霉变、丢失，就是单位的失职。
2. 准确完整义务：归档、移交档案时，必须核对信息，确保档案里的姓名、工龄、学历等信息真实，材料完整。比如单位给员工归档时，漏放了职称评定材料，就是违反了这项义务。
3. 配合补正义务：一旦发现档案有问题，保管单位必须配合个人补建材料、更正信息，不能找理由拒绝。比如档案年龄和身份证不符，个人提供了出生证明，单位就该协助办理信息更正，不能说“办不了”。
如果保管单位没履行这些义务，后果可不只是口头道歉，轻则被档案主管部门警告、罚款（单位罚1万到10万，档案服务企业罚2万到20万），重则直接负责的工作人员会被处分，造成个人损失的，还得依法赔偿，比如因为档案问题延迟退休，少领的养老金，保管单位要承担赔偿责任。
三、档案出问题别慌，4步维权法，照着做就管用
遇到档案问题，最忌讳的是乱找门路、相信非法中介，也别一味和保管单位争吵，按法律流程走，才能高效解决问题。整个维权过程核心就4步，全程免费，每一步都有明确的操作方法，而且有法律依据，大家可以放心跟着做：
第一步：先查档，留好凭证，明确问题到底出在哪
维权的前提是知道档案的具体问题和保管单位，这一步不能省，而且一定要留书面凭证，口头查询结果没用。
- 线上查：登录全国人社政务服务平台，或者支付宝、微信的当地政务小程序（比如浙里办、粤省事），在人事档案板块就能查档案托管单位和状态；学籍档案还能在学信网查，确认学历信息是否归档。
- 线下查：毕业生找毕业院校档案室查档案寄出记录；在职人员找单位人事部门，或持身份证去合作人才中心查；退休人员去户籍地人社局或档案馆查。
- 关键操作：查完后，要求工作人员出具盖章的书面查询结果，如果发现档案丢失、信息错误，这份凭证就是后续维权的核心证据，一定要收好。
第二步：和保管单位协商，书面提诉求，别信口头承诺
这是最快捷、成本最低的解决方式，大部分档案问题都能通过协商解决。重点是一定要书面申请，不要只口头沟通。
1. 写一份《档案问题处理申请书》，写清自己的姓名、身份证号、档案托管单位，说明档案具体问题（比如哪天发现年龄填错、哪些材料缺失），再写清诉求（比如要求更正信息、补建材料），最后附上身份证复印件、书面查询结果等证据。
2. 要么当面提交申请书，让对方出具签收凭证；要么用EMS邮寄，留存快递单和签收记录，这些都是后续维权的证据。
3. 要求对方在15-30个工作日内给出书面答复，避免对方口头答应却一直不处理。
第三步：协商无果就投诉，多个官方渠道可选择
如果保管单位拒绝处理，或者超过期限没答复，就直接向主管部门投诉，不用觉得麻烦，官方渠道都很便捷，而且处理效率高：
- 电话投诉：打12345政务服务热线，把档案问题、协商情况说清楚，要求转派档案主管部门处理，通话记录可以留存。
- 线上投诉：在国家政务服务平台的投诉举报板块，或当地档案主管部门的官网投诉入口，提交投诉材料和证据。
- 线下投诉：拿着申请书、查询凭证、沟通记录等材料，去保管单位的上级主管部门投诉，比如人才中心的问题找当地档案局，企业档案问题找当地人社局。
投诉后，主管部门会在规定时间内介入调查，核实后会责令保管单位整改，这一步是推动问题解决的关键，也是走后续法律程序的必经环节。
第四步：投诉、整改无果，走行政复议或诉讼
如果主管部门处理结果不满意，或者保管单位拒不执行整改要求，就可以走法律途径，这是最后的维权手段，同样有明确的流程：
1. 行政复议：在收到投诉处理结果之日起60天内，向保管单位的同级人民政府，或上一级档案主管部门申请复议，提交复议申请书和相关证据，复议机关会重新核查问题并作出决定。
2. 行政诉讼：如果对复议结果不满意，或复议机关逾期没答复，在收到复议决定书之日起15天内，向保管单位所在地的基层人民法院提起行政诉讼，要求法院判令保管单位履行义务，比如补建档案、赔偿损失。
这里要提醒一句，整个维权过程中，所有书面材料、沟通记录、快递单、缴费凭证都要留存好，证据越充分，维权越顺利，这是重中之重。
四、提前避坑：做好3件事，减少档案出问题的概率
其实档案问题大多是可以提前规避的，与其出问题后维权，不如平时多上点心，做好这3件事，能避免90%的档案问题：
1. 档案绝不个人自持：这是最关键的一点，根据档案管理规定，个人私自保管档案会导致档案失效，变成“死档”。毕业后没进国企、事业单位，就赶紧把档案转到户籍地或工作地人才中心；离职后及时把档案从原单位转出，交给合规机构保管，千万别自己拿在手里。
2. 档案变动必留凭证：办理档案转递、托管、补档时，一定要索要书面凭证，比如转递单号、托管协议、受理回执，后续出问题能凭这些凭证追溯责任。
3. 定期核查档案状态：不用天天查，每隔3-5年，去档案保管单位查一次档案状态，核对材料是否完整，信息是否准确，发现问题及时处理，别等用到档案时才发现漏洞。
最后想说
档案是伴随我们一生的重要法定记录，关系到退休、社保、考公、职称评定等核心权益，遇到问题时，千万别觉得“自己人微言轻”就放弃维权，法律已经明确了责任划分，也给出了清晰的维权路径，只要按流程走，就能保护自己的合法权益。
而对档案保管单位来说，履行好保管义务，及时处理档案问题，不仅是遵守法律，也是对个人权益的尊重。随着档案管理的规范化和信息化，未来档案问题会越来越少，这也是大家都希望看到的结果。
（全文共计2218字）
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