纸质归档文件的装订看似是“小事”，实则直接影响档案的长期保存和利用效率——装订松散易脱页、打孔不当遮文字、材料劣质致霉变，这些问题都会让档案价值大打折扣。DA/T 23-2018《纸质归档文件装订规范》从装订材料、方式到操作要求，给出了科学细致的指引，让每一份纸质归档文件都能“装订合规、保存耐久、利用方便”。为了更好的实现纸质档案装订，档研特别发明了“文件整理工具”，并成功取得了专利证书。结合实际应用案例，我们带大家拆解规范核心，避开装订那些“隐形坑”。

一、规范适用范围与核心原则

该规范适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位的纸质归档文件装订工作，无论是文书档案、科技档案，还是专业档案的纸质载体，装订时都需遵循三大核心原则：

保护档案原则：装订过程不损伤文件纸张、字迹，不遮挡内容。2023年，某省档案馆整理1980年代的手写公文时，放弃传统铁丝装订，选择无酸棉线，避免金属锈蚀损坏纸张，同时打孔位置避开文字区域，确保内容完整可读。便于利用原则：装订后文件翻阅顺畅，不卡顿、不脱页。2024年，某企业整理会计凭证档案时，采用左侧三孔一线装订，装订后凭证可完全展开，查阅时无需强行撕扯，既方便又能保护档案。耐久保存原则：选用的装订材料需稳定、不易老化，保障档案长期留存。2022年，某事业单位整理永久保管的合同档案时，全部使用无酸档案盒、无酸纸衬页和纯棉线，避免普通胶水、化纤线老化粘连纸张，符合规范“耐久保存”要求。

二、装订材料

规范对装订材料的材质、性能有明确要求，劣质材料是档案“短命”的主要原因，需严格筛选：

（一）核心装订材料

线类：优先选用纯棉线、亚麻线等天然纤维线，禁止使用化纤线、铁丝、回形针。2023年，某地级市档案馆整理民国时期的报纸档案时，采用40支纯棉线装订，线径均匀、拉力强，避免化纤线老化后断裂导致档案散页；而某单位曾用铁丝装订档案，5年后铁丝锈蚀，不仅损坏纸张，还污染周边文件，最终不得不重新整理。黏合剂：需使用中性或弱碱性胶水，pH值在7.0-8.5之间，不含甲醛等有害物质。2024年，某高校整理科研档案时，选用档案专用中性胶水，粘贴附件时均匀涂抹，既牢固又不腐蚀纸张；反观某企业用普通办公胶水装订，3年后胶水泛黄、纸张粘连，部分字迹被腐蚀模糊，不符合规范要求。装订夹（盒）：无酸档案盒、无酸纸封套、不锈钢夹子（仅限临时装订），禁止使用普通塑料夹、酸性纸盒。2022年，某国企将2021年的文书档案装入无酸档案盒，盒壁厚度≥0.15mm，抗压性强，能有效隔绝潮气和灰尘；而某单位使用普通 cardboard 纸盒，1年后纸盒受潮霉变，污染了内部档案。

（二）辅助材料

衬页、封面：需为无酸纸，克重≥80g/m²，与文件纸张兼容性好。2023年，某档案馆为破损的古籍档案添加无酸衬页，衬页质地柔软，既加固了破损纸张，又不磨损档案原件；封面采用无酸牛皮纸，印有档号、题名等信息，清晰且不易褪色。标签：使用耐水、耐晒的专用档案标签，粘贴位置不遮挡文件内容。2024年，某机关为装订后的档案粘贴标签时，将标签贴在档案盒侧面，标注“2023-办公室-永久-0012”，既规范又不影响文件翻阅。

三、装订方式：按档案特点选对“姿势”，合规又实用

规范明确了四种常用装订方式，需根据文件厚度、保管期限、载体状况选择，每种方式都有明确操作要求：

（一）线装法：适合永久、长期保管的档案

三孔一线装订：适用于文件厚度≤15mm的归档文件，是最常用的线装方式。2023年，某省人社厅整理社保档案时，严格按规范操作：左侧装订，孔距80mm，上下两孔距文件上下边缘各20mm，中间孔居中，穿线采用“一孔双线、三孔相连”的方式，打结处位于文件背面，不外露、不松动。装订后的档案翻阅顺畅，即使多次查阅也不会脱页。直角装订：适用于文件厚度≤20mm的档案，装订线与文件左侧边缘垂直。2024年，某建筑企业整理施工图纸档案时，因图纸幅面较大，采用直角装订，装订位置距左侧边缘15mm，确保图纸展开后不遮挡内容，同时装订牢固，便于存档堆叠。

（二）黏结法：适合短期保管、文件较薄的档案

需使用档案专用中性胶水，黏结后文件平整，无脱胶、起皱现象。2022年，某事业单位整理2022年的会议纪要（单页文件）时，采用黏结法：在文件左侧边缘涂抹5mm宽的胶水，粘贴在无酸封套内，黏结面平整，无胶水溢出，避免了打孔对薄纸的损伤；但需注意，永久、长期保管的档案不宜采用黏结法，防止胶水老化导致文件脱落。

（三）穿孔夹装订法：仅限临时保管或文件频繁查阅的场景

采用不锈钢穿孔夹，禁止使用易生锈的金属夹、塑料夹。2023年，某企业的日常办公文件（短期保管）采用不锈钢两孔夹装订，夹距80mm，便于随时添加或取出文件；但该企业将永久保管的合同档案也用塑料夹装订，半年后塑料夹老化变脆，断裂后导致档案散页，最终按规范重新采用三孔一线装订。

（四）包边装订法：适合破损、脆弱文件的加固装订

用无酸纸做包边材料，将文件边缘包裹加固后再装订。2024年，某档案馆整理1950年代的破损文书档案时，文件边缘酥脆易裂，采用包边装订法：先用无酸纸包裹文件左侧边缘，宽度15mm，用中性胶水黏结牢固，再进行三孔一线装订，既加固了破损文件，又不影响保管和利用，完全符合规范对脆弱档案的装订要求。

四、装订操作要求

规范对装订前准备、操作流程、质量验收有明确要求，细节不到位会影响装订效果：

（一）装订前准备

文件整理：先将文件按顺序排列整齐，剔除金属物（订书钉、回形针等），破损文件需先修复。2023年，某机关整理2022年的公文档案时，逐页检查文件，拆除所有订书钉，对3份撕裂的文件用无酸纸修补，确保文件平整、无杂物后再装订。打孔定位：用专用打孔机，孔位精准，孔径≤3mm，孔壁光滑无毛刺。2024年，某企业整理会计档案时，使用电动打孔机，按三孔一线的孔位要求定位，打孔后用砂纸轻轻打磨孔壁，避免毛刺划伤纸张。

（二）操作流程规范

线装时穿线松紧适度，过紧会导致文件变形，过松易脱页。2022年，某档案馆装订档案时，穿线后用手轻轻拉扯，确保线迹紧实但文件平整，打结处隐藏在文件背面，不外露影响美观和堆叠。黏结时胶水涂抹均匀，不溢出、不缺胶。2023年，某单位用黏结法装订文件时，使用胶水瓶自带的定量涂抹嘴，确保胶水宽度一致、厚度均匀，黏结后用重物压平，待胶水完全干燥后再归档。

（三）质量验收标准

装订后文件平整、无折角、无脱页，字迹不被遮挡，翻阅顺畅。2024年，某省档案局对辖区内单位档案进行检查时，某机关的档案因三孔一线装订规范，文件平整、线迹牢固，被评为“优秀”；而某单位因打孔位置偏移，遮挡了文件字迹，被要求重新装订。装订材料符合要求，无酸性、易老化材料。2023年，某企业档案检查中，因使用普通化纤线和酸性胶水，被判定为不合格，需更换材料后重新装订，既浪费时间又增加成本。

五、不同类型档案的装订实操案例

规范在实际应用中需结合档案特点灵活调整，以下案例可直接参考：

永久保管的文书档案：2023年，山东省某档案馆整理1970-1990年的永久文书档案，采用三孔一线装订，纯棉线穿线，无酸档案盒存放，封面标注档号、题名、保管期限，装订后档案平整牢固，便于长期保存和查阅。短期保管的会计凭证：2024年，江苏省某企业整理2023年的会计凭证（短期保管，厚度12mm），采用三孔一线装订，档案专用中性胶水粘贴附件，无酸衬页做封底，装订后凭证翻阅顺畅，满足日常查阅需求。破损的古籍档案：2022年，河南省某图书馆整理民国时期的破损古籍，先进行脱酸、修复处理，再采用包边装订法，无酸纸包边后三孔一线装订，既加固了破损纸张，又符合耐久保存要求。

纸质归档文件的装订，是档案管理的“第一道防线”，合规的装订能让档案“立得住、存得久、用得顺”。DA/T 23-2018为装订工作提供了明确的操作指南，从材料选择到方式确定，再到细节操作，每一步都有章可循。只有严格遵循规范，才能让每一份纸质归档文件都得到妥善保护，真正实现“藏用并举”。

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