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临近退休才发现职工档案不见了，这事让人慌，别急着往最坏处想，顺着节点去查，大多数都能查出个来龙去脉来，把材料补全。把能帮你理清头绪的事实和可操作步骤，按人能看懂的顺序说出来。

职工档案不是一张纸，而是一个装有各种材料的档案袋。常见的有个人简历和自我鉴定、政治面貌和党团组织关系材料、学历证书和学籍表、职称和资格证书、入职时的用工登记或招聘材料、考核评定和奖惩记录、工龄证明、入伍材料等。对很多人来说，档案最早出现的可能是入团材料，没入团的可能先有当兵的档案；有学籍的档案里，高中或中专时期的学籍表往往就是档案的开始。没学历的人，最初建档的可能是单位当初的招用工登记表。人在一个单位工作期间，招聘凭证、年终考核结果、晋升记录、奖惩记录等会陆续加入档案，档案内容越来越完整。过去机关事业单位常年保留每年一次的考核、工资晋档表，这些材料也会出现在档案里。

档案形成和流转有路可循。只要你理清自己的人事关系线索，顺着线索就能找到档案。人事关系即你在用人单位的编制与隶属关系。进入体制内（机关、事业单位）一般在入职时即建立管理档案。当你离职，进入私营、外资或自谋职业时，个人档案一般不会由用人单位长期保管，一般由当地人社部门的档案管理机构接收整理，形成“流动人员人事档案”。有些单位没有档案管理权限，他们只要形成档案材料，应及时将材料送至有权档案机构，由其汇总保管。档案转递要求原封不动且留有转递记录，个人不得携带原件。单位倒闭等情况档案落到个人手中，也应尽快

去查丢失档案的时候，别乱找，按档案转递的线路逐级查更有效，先去最近一次有你人事关系的单位（离职的单位，或曾工作的事业单位，用人单位，询问档案或人事科，看转到了哪儿。要是单位说转走了，就到当地的人社，人事档案管理部门去查。档案管理机构一般会留转递记录，可依编号和登记信息追溯档案去向。你当过兵，上学，调动过，也要查那会儿的军队档案，学校档案，调入地的人事档案中心。档案本身没外利益，档案管理机构有责任查档案，认真追溯大多能找到。

为什么档案还这么重要？信息化让社保系统学历验证更便捷，有些人长期没碰档案，可对很多老职工来说，档案仍是关键证明，档案记载的出生年月在实际操作中有权威性，退休认定常以档案记载为依据，早年间社会养老保险制度还没建立的那段时间连续工作年限，可按国家规定视同缴费年限，这种认定常需档案里有明确的就业记录或单位证明，上世纪八九十年代很多人社保缴费记录缺失，这段历史工龄得靠档案证明，服役时间也可算视同缴费年限，只要军人档案或转业证书在档案袋里能找到相应记载，还有一种情况，档案能证明你当时已实际就业，但单位没及时足额缴社保，你有权要求单位补缴，这和退休后待遇高低有关。

对于自己谋职业或者以灵活就业形式缴纳社保的人，职工档案传统上并不一定建立起来，这类人的社保缴费记录和档案系统在操作上已经分离，现实中社保缴费明细，劳动合同，发票这些证据在某些情况下能起到档案的作用，随着社保系统和电子证照的完善，档案在社保缴费证明上的作用会慢慢消失，但档案在证明学历，职称，党团关系，早年奖惩等方面还是不可替代的，特别是那些在国家养老保险制度建立之前就开始工作的老职工，他们的退休认定和待遇计算依然离不开档案。

碰到档案缺失或者部分材料缺失的时候，可以这么做：第一步，搜集你手头已有的证明你身份和工作经历的材料，身份证，劳动合同，社保缴费凭证，工资单，离职证明，军转证，毕业证书等等。第二步，拿着这些材料去到最后一个有你人事关系的单位，或者当地的人社档案管理机构查询档案去向。第三步，如果档案确实在某个单位手里但内容不全，就让原单位补送缺失的部分或者开证明；离职已久的单位如果已经合并到其他机构，就向继承机构索要或者让他们把材料发到档案管理中心。 第四步档案找不到，找街道、乡镇、区县人社部门、劳动合同备案机关等，让他们帮你调取与用人单位有关的劳动用工记录、社保关系变更记录或工资档案。第五步档案在你手里但没转递手续，赶紧交给有权的档案机构，办移交和接收记录，别到时候档案在你手里影响退休认定或其他权益。

公事办得更顺利的几个细节要注意，查询时带上原件复印件，有些机构要身份证明和委托书才给他人查，涉及多地查询时要向调入地和调出地的人社或者档案中心都问一下。档案机构有转递记录和接收记录，这些记录通常是查去向的关键证据，遇到单位倒闭破产档案流散，档案要移交到有管辖权的档案机构，原单位主管部门要负责协调，档案转交时要有记录好追溯。

如果档案里记载的出生日期和身份证不一致，通常情况下是按照档案记载为准来处理的，但这并不意味着身份证错不能改，涉及身份信息变更的，可以咨询公安户籍部门办理身份证信息更正手续。档案记载的往往是裁定依据，档案可以证明你那段时间在岗单位没给你缴社保，你可以要求单位补缴社保，社保部门也可以协助你查证，补缴后的社保年限直接影响你领取养老金。

对下岗或下岗再就业人员，处理档案问题的路径与其它职工类似，关键是把就业与工龄的证明链条理清楚，下岗人员如果再就业后在用人单位之间流转，档案也要跟着人事关系的转移而转递，下岗后单位解散的情况下，档案必须交给市县级的人社档案机构，否则退休时材料缺失会影响待遇。

遇到档案问题时，心态很重要。不要慌，不要拖。越早开始收集现有证据、理清人事关系链、向之前工作过的单位及当地人社档案机构提出查询申请越好。档案管理有流程、有记录，按着轨迹去找，很多问题都能解决。自己查询过程中遇到阻碍时，可以请居委会、街道办、劳动监察、人社部门帮忙，必要时书面申请档案主管部门出具查找、接收证明。

最后给出可操作的简单清单：把能证明你身份和工作时间的证件材料准备好；向离职单位的档案或人事科问清档案最后去向；到当地人社或档案管理机构查询转递记录；档案在自己手里，马上移交并补办手续；缺少某项材料，向原单位或学校、部队申请补发证明或调档。按着这些步骤一步步去做，大多数档案去向都能查清，缺少的东西也能通过正规渠道补齐。

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